Wie man ganz leicht das Uni-Mail-System verstopfen kann

Dass durch die zunehmende Kommunikation mit modernen Medien Stil, Rechtschreibung und Etikette etc. leiden, gab es zuletzt häufiger zu lesen. In den genannten Beiträgen (wer Zeit hat, bitte zuerst da lesen) wurden vor allem die jungen Leute mit dem Vorwurf belastet, dass sie jeden guten Ton vermissen lassen.

Doch es gibt auch umgekehrt Probleme. Wenn man nämlich Leute, die es eigentlich besser wissen müssten, unvorbereitet auf die “neuen” Medien (speziell E-Mail-Versand) losgelassen werden. Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass wirklich ärgerliche Dinge geschehen, die man ganz einfach hätte umgehen können. Beispiele gefällig?

  • E-Mails an Alle verschicken und im Anhang
    • ein Word-Dokument mit einem kleinen schwarzweißen Logo, das aber eigentlich ein auf 10% der ursprünglichen Größe geschrumpftes Farblogo war und somit eine Dateigröße von 5 MB verursachte,
    • ein Word-Dokument bestehend aus einer Liste, die man auch im Text der E-Mail hätte aufführen können,
    • ein Newsletter als gespeichertes HTML-Dokument (Die Webseite mit dem Newsletter wurde gespeichert und angehängt statt den Link zu verschicken),
  • E-Mails an Alle verschicken und jede E-Mail-Adresse einzeln aufführen statt Verteilerlisten zu verwenden,
  • E-Mails mit leerem Betreff (Abhilfe verschaffen Mail-Programme, die vor dem Abschicken noch mal warnen),
  • E-Mails mit falschem Pseudonym versenden (Wenn man von zu Hause verschickt, sollte man vor dem Absenden prüfen, dass nicht “vati” als Absender eingetragen ist).

Die Probleme mit großen Anhängen könnte man in den meisten Fällen leicht beheben. Hier an der Uni z.B. ist es so, dass die Adresse zum Versenden an Alle/alle Studierenden/alle Mitarbeiter immer nur kurz auf Anfrage freigeschaltet wird. Im Laufe der Abwicklung dieses Freischaltens wäre es sicher ein Leichtes einen Hinweis auf große Anhänge (bzw. Tipps zum Umgehen derselben) unterzubringen.

Einige Male habe ich auch schon den Absender angeschrieben mit der Bitte, beim nächsten Mal nur den Link auf das (meist sowieso im Angebot der Universität erreichbare) Dokument zu schicken. Aber das ist eine etwas heikle Sache, denn meist handelt es sich um respektierte Mitglieder der Universität, denen man nicht unter die Nase reiben möchte, dass sie gerade durch eine Unachtsamkeit den Mailverkehr zum Erliegen gebracht haben.

Dieser Beitrag wurde jetzt nicht aus einem besonderen Anlass geschrieben (nur einer der oben aufgeführten Fälle tauchte heute in abgeschwächter Form auf), aber ich bin sicher, diese Fälle sind dem Einen oder Anderen auch schon untergekommen. Welche wichtigen Fälle habe ich noch vergessen? Oder hat jemand einen Tipp, wie man eine freundliche und neutrale Antwort auf eine E-Mail mit großem Anhang formuliert?

Über juliaL49

Wilde Mischung aus musikinteressiertem Konzertbesucher, fernsehbegeistertem Whovian, radfahrendem Läufer, fotografierendem Atheisten und ausgewandertem Bioinformatiker

7 Gedanken zu „Wie man ganz leicht das Uni-Mail-System verstopfen kann

  1. Man richte eine Weiterleitung zu einem Email-Account ein, dessen Speicherplatz gegen 0 tendiert, so dass die Fehlermeldung an die Absendeadresse geschickt wird, die diese Mail wiederum weiterleiten will, so dass …

    Frei nach dem Motto:
    “A loop is a loop is a loop is a loop is …”

  2. Ich würde die manuelle Freischaltung um eine weitere manuelle Freischaltung erweitern: Um eine für Dateianhänge ab einer bestimmten Größe. Freischaltung muß begründet werden. In dem Fall gibt es im Falle eines Falles eine lapidare Fehlermeldung, vom Computer generiert, und der Absender kann allenfalls auf sich selber sauer sein.

  3. @Josie
    Das würde nichts bringen, da ja die Absenderadresse wieder geschlossen wird und dann an die weitergeleitete Adresse eine Fehlermeldung (“Konnte nicht Ausliefern”) geschickt wird.
    @Siegfried
    Das wäre die optimale Lösung. Nur das müsste vom Rechenzentrum (die die Adresse verwalten) gemacht werden und da sind solche Vorschläge bisher noch nicht auf fruchtbaren Boden gefallen.

  4. Eben Julia, Mail-Ping-Pong vom Feinsten. Wenn das Mailsystem nicht optimal konfiguriert ist, steht’s ziemlich schnell komplett ;-)

  5. Zumindest ein erwähntes Problem sind wir mit dem neuen Office 2007 los: Kleiner gezogene Bilder werden wirklich auch von Office automatisch verkleinert.

    Wobei… War das nicht schon in 2003 so?

  6. Phil, selbst wenn das in Office 2003 schon so war, heißt das noch lange nicht, dass die Uni schon so weit aufgerüstet hat :-) Die älteren Versionen tuns ja auch noch. Doch es ist beruhigend zu wissen, dass die Bilder jetzt nicht mehr unnötig die Dateigröße aufblähen.

  7. HA! Phil, das stimmt nicht! Gerade ist wieder was eingetrudelt.
    Mit Logo: 871 KB
    Ohne Logo: 104 KB
    Mit (extern) verkleinertem Logo: 108 KB

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